Outlook Suche verbessern (Teil 1): Suchparameter nutzen

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Jeder von uns kennt das Problem. Du benötigst ganz schnell eine E-Mail, gibst im Suchfeld von Deinem Microsoft Outlook einen Suchbegriff ein und Outlook liefert dir zahlreiche Mails. Nur nicht die Mail, die Du gesucht hast.
Outlook findet nichts mehr, die Outlooksuche ist kaputt, denkst Du dann? Es kann auch einen anderen Grund geben…

Das Dein Microsoft Outlook bei der Suche zu viele Mails findet und Du das Gefühl hast, die Suche des Programms sei defekt liegt meistens daran dass, Outlook mit dem von Dir eingegebenen Begriff zu viele Treffer landet. Um die Suche zu präzisieren und um die E-Mail zu finden nach der Du gesucht hast, kannst Du im Outlook zum einen den Suchbereich festlegen und zum anderen die Suchparameter verwenden.

Suchbereich festlegen

Standardmäßig wird im aktuellen Ordner des Postfachs gesucht in dem Du dich gerade befindest.
Die Vorauswahl lässt sich bei Bedarf auch ändern. Starte Dein Outlook > gehe auf “Datei” > “Optionen” > “Suchen” und lege unter dem Punkt “Ergebnisse” den gewünschten Suchbereich fest. Bestätige mit “OK”.

Gibst Dur z.B. mein ein, wird danach im dem aktuellen Ordner danach gesucht.

Der Suchbereich kann auch bei der Suchausführung angepasst werden, so das im aktuellen Postfach oder in allen vorhandenen Postfächern nachgeschaut wird.

Suchparameter verwenden

Neben der Anpassung des Suchbereichs lässt sich durch das Verwenden von Suchparametern die Suche optimieren. Outlook sucht wenn nicht anders angegeben, nach Übereinstimmungen des eingegebenen Suchbegriffs, in allen Elementen: Mailinhalt, Betreff, Empfängername bzw. Mailadresse, in den Feldern An, Cc, Bcc usw.
Das hat zur Folge das es zu vielen Übereinstimmungen kommen und die Suche lange dauern kann.

Die häufigsten Suchparameter  

EingabeGesuchte Elemente
maxElemente die max, MAX, mAx, Maximilian, maximal etc. enthalten. Aber nicht z.B.: 123max, AbcMaxDef Groß- und Kleinschreibung sind irrelevant.
„max “Elemente, die wegen der Anführungszeichen, exakt die Zeichenfolge max enthalten und keine Variationen wie Maximilian, oder maximal.
max mustermannElemente, die max und mustermann enthalten, unabhängig von der Reihenfolge.
„max mustermann“Elemente, die durch die Verwendung doppelter Anführungszeichen exakt die Wortfolge „max mustermann“ enthalten.
von:“max mustermann“Elemente,die Ihnen max mustermann gesendet hat.
an:“max“Elemente, die Sie an max gesendet haben.

Weitere Suchparameter

EingabeGesuchte Elemente
max UND mustermannElemente die max und mustermann enthalten, unabhängig von der Reihenfolge
max NICHT mustermannElemente die max, aber nicht mustermann enthalten.
max ODER mustermanElemente die max, mustermann oder beides enthalten.
hatanlagen:jaElement die Anlagen / Anhänge haben.
betreff:“max mustermann“Elemente in deren Betreff max mustermann vorkommt.
betreff:max mustermanElemente die max im Betreff haben und bei denen mustermann an einer beliebigen anderen Stelle im Nachrichtentext vorkommt.
cc:“max mustermann“Elemente bei denen max mustermann in der Kopie-Zeile „Cc“ vorkommt.
cc:max(Replace this parenthesis with the @ sign)mustermann.deElemente bei denen die E-Mail-Adresse max(Replace this parenthesis with the @ sign)mustermann.de in der Kopie-Zeile „Cc“ vorkommt.
bcc:maxElemente bei denen max in der Blindkopie-Zeile „Bcc“ vorkommt.
empfangen:=15.01.2021Elemente die Sie am 15.01.2021 erhalten haben.
empfangen:gesternElemente die Sie gestern erhalten haben (mögliche Varianten: letzte woche, nächste woche, letztes Jahr, heute, letzten Monat, August, usw.)
von:max (gesendet:12.01.2021 ODER empfangen:15.01.2021)Elemente die Sie entweder am 12.01.2021oder am 15.01.2021 von max erhalten haben.
empfangen:>= 12.01.2021 UND empfangen:<=15.01.2021Elemente die Sie zwischen dem 12.01.2021 und dem 15.01.2021 erhalten haben.
empfangen:> 12.01.2021 UND empfangen:<15.01.2021Elemente die Sie nach dem 12.01.2021, aber vor dem 15.01.2021 erhalten haben.
gesendet:gesternElemente die Sie gestern versendet haben.
gelesen:neinElemente die Sie noch nicht gelesen haben.
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