Die geschäftliche Korrespondenz (Rechnungen, Angebote etc.) wird heutzutage immer mehr,
teilweise ausschließlich digital abgewickelt. Genauso wie bei der bisherigen Buchführung
in Papierform gibt es bei der papierlosen Buchführung gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung
von geschäftlichen Dokumenten, um z.B. bei einem Rechtstreit Beweise vorbringen zu können.
Ab dem 1. Januar 2017 ist die vom Bundesfinanzministerium erlassenen Vorschrift
„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) in Kraft getreten, in der der Umgang mit digitalen Dokumenten klar geregelt ist.
Besonders wichtig ist der Umgang mit E-Mails.
E-Mail Archivierung, Fragen und Antworten
1. Welche Mails müssen archiviert werden?
Alle geschäftsrelevanten Mails.
2. Was ist mit privaten Mails, die über das geschäftliche Postfach laufen?
Private Mails müssen nicht archiviert und können gelöscht werden.
Diese sind bei einer eventuellen Prüfung durch das Finanzamt nicht von Interesse.
Grundsätzlich empfiehlt es sich für private Mails ein extra Postfach zu verwenden.
Alternativ können diese in einem separaten Ordner aufbewahrt werden, der
von der Archivierung ausgenommen ist.
Wenn neben der Geschäftsführung Mitarbeiter die Firmenmail benutzen,
bedarf es klarer Richtlinien in Bezug der privaten Mitbenutzung.
3. Wie lange müssen E-Mails archiviert werden?
Je nachdem um welchen Inhalt es sich bei der Mail handelt zwischen 6-10 Jahre.
Der Beginn ist das Ende des jeweiligen Kalenderjahres.
4. Das Ganze interessiert mich nicht, was soll mir schon passieren?
Es ist wie besoffen Auto zu fahren, solange man keinen Unfall baut oder kontrolliert wird,
nichts. Für die Mailarchivierung ist die Geschäftsführung verantwortlich
Verletzungen werden mit einer Geldstrafe oder einer Freiheitsstrafe von bis zu 2 Jahren geahndet.
5. Reicht es nicht, dass ich schon ein Backup verwende?
Nein, Backupprogramme sichern anders. Der Gesetzgeber schreibt vor das E-Mails und E-Mail Anhänge
manipulationssicher, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sein müssen.
Daher empfehle ich das Programm des deutschen Herstellers Mailstore.
6. Das Ganze ist mir zu kompliziert.
In der Theorie ja, in der Praxis, dank Mailstore, nein.
7. Wie funktioniert Mailstore?
Mailstore archiviert nur die ausgewählten Postfächer im Hintergrund automatisch.
Der Mailstore-Server kann im eigenen Netzwerk installiert werden, somit verbleibt das Archiv in der eigenen Firma.
Auf die archivierten Mails hat man jederzeit Zugriff, um bei einem Rechtstreit Beweismittel zu haben oder private Mails nachträglich zu löschen. Bei größeren Firmen können die Zugriffsrechte für die einzelnen Mitarbeiter individuell konfiguriert werden. Damit die Mitarbeiter nur die Mails sehen, die sie sehen sollen.
Zusätzlich lässt sich das Mailstore-Archiv z.B. auch auf eine externe Festplatte sichern, um eine Kopie außerhalb der Firma zu haben. Aus eigener Erfahrung kann ich sagen: Mailstore ist eine für den Benutzer einfach zu bedienende Lösung. Die rechtsicher und zuverlässig arbeitet und den Titel “Made in Germany” verdient.